7. Datenmanagement

Egal ob Sie mit JPEG- und/oder RAW-Dateien arbeiten, in der digitalen Fotografie tragen Sie schnell riesige Datenmengen zusammen. Selbst bei einem "Gelegenheitsknipser" sammelt sich in kürzester Zeit eine Vielzahl von Bilddateien auf dem Computer. Um hier die Übersicht zu behalten, sollten Sie frühzeitig ein System finden, um Ordnung in die Dateien zu bringen. Anderenfalls können Sie später Stunden oder Tage am Computer verbringen, um ein ganz bestimmtes Foto wiederzufinden.

Allein zu diesem Thema gibt es ganze Bücher. Je mehr Sie fotografieren, umso intensiver sollten Sie sich auch mit diesem Thema befassen, da sie sonst auf viele Probleme erst stoßen werden, wenn es zu spät ist. Hier sollen nur einige Denkanstöße und Anregungen für den durchschnittlichen Hobbyfotografen gegeben werden.

Sicherheit

Das oberste Gebot jedes Datenmanagements muss die Datensicherheit sein. Wer seine Fotos allein auf dem Computer speichert, kann bereits durch einen kleinen technischen Defekt sein gesamtes Fotoarchiv für immer verlieren. Der materielle Schaden mag bei einem Hobbyfotografen zwar gering sein, der ideelle Schade ist aber umso größer, wenn sich die Arbeit von Jahren und alle Erinnerungsstücke in einem Augenblick in Luft auflösen. Deshalb lautet die Devise: Sichern, sichern und nochmals sichern.

Kopien Ihres Bildarchivs können Sie auf DVDs sichern. CDs sind aufgrund ihrer geringen Speicherkapazität für größere Archive in der Regel ungeeignet. Wenn Sie nicht ausschließlich JPEG-Dateien archivieren, sondern auch nichtkomprimierte Dateien oder RAW-Daten werden sie bereits eine Vielzahl DVDs benötigen.

Alternativ oder zusätzlich können sie für Sicherheitskopien auch mobile Festplatten verwenden. Mobile Festplatten gibt es mit großer Speicherkapazität zu vergleichsweise moderaten Preisen. Achten Sie bei der Anschaffung jedoch auf Qualität. Eine defekte oder anfällige Festplatte bietet keine Sicherheit.

Sichern Sie ihre Aufnahmen möglichst zeitnah, am besten noch an dem Tag, an dem Sie neue Fotos in Ihr Archiv aufnehmen. Für die erste Sicherung bietet sich eine externe Festplatte an. Mit einer einfachen Synchronisierungssoftware, die oft mit der Festplatte mitgeliefert wird, kann Ihr Fotoarchiv schnell mit der Festplatte abgeglichen werden.

Eine Sicherung ist jedoch zu wenig. In regelmäßigen Abständen sollte deshalb eine zweite Sicherung auf DVD oder einer zweiten externen Festplatte vorgenommen werden.

Bewahren Sie die Sicherheitskopien an unterschiedlichen Orten auf. Wenn Sie die zweite Sicherheitskopie z.B. am Arbeitsplatz oder bei Freunden lagern, wäre Ihr Fotoarchiv sogar bei einem Wohnungsbrand in Sicherheit.

Speicherung

Sie sollten sich auch ein Ablagesystem ausdenken, in dem Sie später schnell eine bestimmte Fotografie wiederfinden können. Ungeeignet wäre es, wenn Sie Ihre Fotos allein nach dem jeweiligen Motiv sortieren und in entsprechende Ordner ablegen, z.B. für Landschaftsaufnahmen, Familie, Urlaub usw. Zu schnell geht die Übersicht in den einzelnen Ordnern verloren.

Bewährt hat sich ein chronologisches System mit mehreren Unterordnern.

Beginnen Sie mit einem Ordner für das Jahr. In den Ordner "2008" werden beispielsweise alle Aufnahmen aus dem Jahr 2008 einsortiert.

Wer sein Archiv auf DVDs sichert, sollte nun Unterordner für jede einzelne DVD anlegen (z.B. "dvd_2008_001"). Wenn der Inhalt dieses Ordners 4 GB überschreitet, wird ein neuer Ordner angelegt. Jeder Ordner passt dann auf eine DVD.

Nun folgen die Unterordner für die Aufnahmen. Beginnen Sie bei der Benennung der Ordner mit dem Datum der Aufnahme im Format "jjmmtt" (z.B. 080606 für den 6. Juni 2008) oder "jjjjmmtt". Geben Sie anschließend mit ein oder zwei Worten das Bildthema oder den Ort der Aufnahmen an (z.B. "080614_Hochzeit_Klaus für die Hochzeitsbilder ihres Freundes Klaus). In diese Ordner speichern Sie Ihre Aufnahmen.

Geben Sie auch den einzelnen Bilddateien einen sinnvollen Namen. Digitalkameras geben den Bilddateien meist wenig aussagekräftige Namen (z.B. "847V0218.cr2"). Wichtig ist, dass jedes Bild ihres Archivs einen eigenen Namen hat und der Name nicht doppelt vorkommt. Denkbar ist eine Kombination aus Datum, Name der Kamera (z.B. 40d für eine Canon 40D) und einer laufenden Nummer (Sequenz), also z.B. "080614_40d_1045.cr2". Die doppelte Nennung des Datums im Ordner- und Dateinamen mag auf den ersten Blick überflüssig erscheinen. Wird aber z.B. während der Bildbearbeitung eine Datei versehentlich an einem falschen Ort abgelegt, kann sie so später schnell wieder dem richtigen Speicherort zugeordnet werden.

Nachbearbeitete Kopien eines Fotos sollten entsprechend gekennzeichnet werden, z.B. "080614_40d_1045_1.tif" oder je nach Variante "080614_40d_1045_sw.tif" oder "080614_40d_1045_farbe.tif".

Metadaten

Metadaten sind keine Bilddaten, sondern nützliche Zusatzinformationen zu jedem einzelnen Bild. Sie werden in derselben Datei gespeichert wie das Bild selbst. Viele Bildbetrachtungs- und Bildbearbeitungsprogamme können diese Information lesen und bearbeiten.

Digitalkameras geben jedem Foto Zusatzinformationen im EXIF-Standard (Exchangeable Image Format) bei. Hier finden sich viele für den Fotografen nützliche Informationen wie z.B. Aufnahmezeit, Blende/Belichtungszeit, Belichtungsprogramm, Weißabgleich, ISO-Einstellung, Brennweite u.v.m. Diese Informationen sind nicht nur für den Fotografen sehr nützlich, sondern werden auch von einigen Druckern mit der Option "EXIF-Print" genutzt, um Bilder automatisch für den Druck zu optimieren.

Ergänzt werden die technischen EXIF-Daten meist von weiteren Daten im IPTC-Standard (International Press and Telecommunications Council). IPTC-Daten geben z.B. Auskunft über Fotografen, Rechteinhaber oder Copyright. Einem Foto kann auch ein Titel und eine Beschreibung angefügt werden.

Besonders nützlich und hilfreich ist die Rubrik "Stichwörter". Hier lassen sich einem Bild gezielt passende Schlagwörter zuordnen. Große Bilddatenbestände können später gezielt nach diesen Schlagworten durchsucht und Aufnahmen wiedergefunden werden. Auch wenn das Vergeben von Schlagwörtern lästig und langweilig ist, sollten Sie hiervon reichlich Gebrauch machen. Je mehr passende Schlagworte sie einem Foto zuordnen, umso leichter werden Sie es später wiederfinden. Beschränken Sie sich nicht nur allgemeine Beschreibungen wie "Landschaftsaufnahme" oder "Porträt". Arbeiten Sie sich vom Allgemeinen zum Speziellen vor, z.B. "Landschaftsaufnahme, Fluss, Rhein, Köln ...".

Mit vielen Fotoprogrammen können Metadaten sowohl im EXIF- als auch im IPTC-Standard editiert und hinzugefügt werden. Einige Bildbrowser und Bilddatenbankprogramme ermöglichen zudem die gezielte Suche nach bestimmten Metadaten in großen Bildbeständen oder die Filterung der Daten nach bestimmten Kriterien.